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人防(民防)参考
对人防档案保密工作的几点认识

        人防档案是从事人防工作的部门或个人在履行法定职能和进行管理活动中所产生或形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等形式的历史记录。人防工程档案是人防规划、建设、管理、战时布置防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的重要依据。因人防部门的工作涉及国防军事领域的特殊性,(《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条第二款明确把国防建设的秘密事项设定为国家机密),要做好人防档案管理工作,在正确认识并理解文件与文书档案关系、做好档案工作、加强档案管理的同时,做好人防档案保密工作尤其是人防档案管理的重要一环。
        一、保密工作在实现人防档案管理中的必要性
        因我国处于社会主义初级发展阶段等历史原因,国家人防档案的现代化管理,在管理体制、管理软件、管理人才、管理设施等方面,都处在起步阶段。做好人防档案、尤其是人防工程档案的保密工作是人防工作的一个重要环节。
        (一)在人防档案尤其是人防工程档案管理工作中,包括各类文件的形成、收发、应用、移交、整理、立卷、编目、归档、保管、检索、利用、统计、鉴定、销毁等档案管理一体化的各个环节,如果有关人防工程建设方面的文件在尚未解密之前泄露出去,将会对我国的国防和经济建设造成很大的危害。
        (二)解密后的人防档案如果能充分利用于我国的经济建设,就能在国家资源得到充分利用的同时,对我国的经济发展起到一定的推动作用。
        二、做好人防档案保密工作管理的注意事项
        目前,要提高人防档案的保密工作管理,主要要解决以下方面的问题:
        (一)加强和做好人防档案库房的安全和科学管理。各级人防单位应设有独立坚固、设有保险柜、保险锁、防盗器等安全设施到位的档案库房,为做好人防工程档案保密、维护人防工程档案安全打好基础。
        (二)人防档案实行严格的分类制度,按档案的秘密、机密、绝密三种涉密程度分门别类严格管理,尤其加强人防工程绝密档案的保密管理,确保国家核心秘密的安全。
        (三)要设有经过专门培训的档案管理人员,提高人防工程档案管理人员的素质,增强档案管理人员的保密意识,一定要安排具有较强责任意识、严谨工作作风和较高业务能力的档案管理人员负责人防档案的保密工作。
        (四)根据国家及单位人防工作需要,正确分析和认真鉴定各种人防工程档案的保密性质和保存价值,准确判定档案保管期限。把好人防涉密档案的“出入关”,未经主管领导审批,任何人无权擅自调阅人防档案。各种涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,认真履行登记、签字手续,绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应查明原因,及时补救。
        (五)严格执行《国家秘密保密期限的规定》中的内容,认真做好人防工程档案的保管期限与保密期限的区分工作,在绝密级事项解密期不超过30年、机密级事项解密期不超过20年、秘密级事项解密期不超过10年的基础上,严格遵守中央、国家机关规定的有关保密范围中某类事项的“长期”保密期限,对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关做出解密前,档案管理人员不得擅自决定解密和随意对外提供。
        三、人防档案在使用和开放过程中的保密工作
        (一)做好人防工程档案在使用过程中的监督作用。各单位根据实际情况制定人防工程档案使用规章,明确档案的借阅(查)条件,对档案的使用人员和使用单位分门别类并规定相应的使用条件、使用范围和使用期限,严格责任追究制度,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
        (二)人防工程机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用。在做好人防档案保密工作的同时,主管人防工程档案管理的领导应该及时全面地了解人防档案的有效使用情况,充分发挥人防档案在经济建设和国防建设中的服务作用,避免人防工程档案利用不足造成的资源浪费。
        四、人防档案管理的重要一关:人防工程档案的解密工作
        根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定,国家秘密分为“秘密““机密”、“绝密”三个等级并规定有相应的解密年限。做好人防档案的及时解密工作是人防档案管理的重要一关。
        (一)在人防档案管理过程中,为了科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围,档案管理人员在档案开放前的审查工作极其重要,这项工作的顺序依次是初审:人防工程档案管理工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围;中审:由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍;终审:由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,综合分析、审查。最终决定与批准人防工程档案的开放与否。
        (二)确定档案的解密年限并及时为到期的档案解密,让人防档案充分、有效、及时地服务于国家建设是人防档案管理工作人员义不容辞的责任。
做好人防档案管理保密工作的根本目的在于:制定科学严密的人防档案保密工作程序,做到人防档案管理工作人员各司其职、责任清晰,使人防档案管理规范得以严格执行,以达到“一切为了国家财产和人民生命安全”的人民防空工作宗旨。                                             天津市人防质量监督站  王萧蓄



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